Нужен ли конференц-зал в гостинице?

Пустая ли это трата полезной площади или реальная возможность дополнительного заработка? Об этом мы говорили со специалистами компаний Asia Music, "Видеолюкс", "ДЕЛАЙТ 2000", Polymedia, Hoist Technology.

В каких случаях создание конференц-зала в гостинице оправдано?

"ДЕЛАЙТ 2000". В любом отеле три звезды и выше должен быть конференц-зал. В первую очередь это касается отелей бизнес-класса: деловые люди, останавливаясь в такой гостинице, должны быть уверены, что без лишних хлопот смогут провести встречу, переговоры, мероприятие. Будет ли это конференц-зал, переговорная комната или многофункциональное помещение-трансформер решать владельцам и администрации гостиницы. В свою очередь исполнители, AV-интеграторы, опираясь на выработанную заказчиком идеологию конкретного проекта, могут предложить оптимальное комплексное решение.

Видеолюкс. Факторы, при которых конференц-зал оправдан: количество номеров в отеле более 50-ти, расположение рядом с центрами деловой либо развлекательной активности, направленность отеля на бизнес аудиторию, наличие в отеле бизнес-центра.

Polymedia. Создание собственного конференц-зала всегда оправдано. Во-первых, это повышает имидж гостиницы, во-вторых, увеличивает стоимость номерного фонда: проведение конференций и всевозможных мероприятий влияет на заполняемость. Бывает и так, что доход, который приносит сдача конференц-зала в аренду, превышает доход от сдачи номеров.

В малых городах, как правило, такая практика не развита вообще: конференц-залы есть только на крупных и градообразующих предприятиях.

Как рассчитывается пропускная способность и возможности конференц-зала исходя из общих возможностей отеля?

"ДЕЛАЙТ 2000". Когда мы делаем проект конференц-зала, всегда даем рекомендации по его использованию, максимальной наполненности, рассчитываем расстановку оборудования и другие параметры.

Видеолюкс. 30-40 % емкости номерного фонда отеля.

Polymedia. Небольшая гостиница должна иметь несколько переговорных комнат, средняя по размерам и уровню подразумевает наличие не только переговорных, но и конференц-зала на 30-50 человек. Крупные же гостиницы должны располагать конференц-залом на 150-250 человек, банкетным залом на 200-300 человек и блоком переговорных комнат.

Каковы основные требования к помещению с точки зрения подключения и использования оборудования?

"ДЕЛАЙТ 2000". Помещение должно рассматриваться с точки зрения комфорта пребывания в нем и удобства проведения мероприятия. Не рекомендуется размещать конференц-зал в низком, длинном или узком помещении. Что касается подключения оборудования, важно, чтобы такая возможность предусматривалась в принципе, а как это будет реализовано,;- задача проектировщиков, AV-интеграторов. Для каждого помещения и каждого варианта оснащения и применения можно предложить оптимальную строительную подготовку. Рассчитать таким образом, чтобы заказчик эксплуатировал конференц-зал с использованием как стационарного, так и переносного оборудования в зависимости от потребностей проводимого мероприятия.

Видеолюкс. Просторный светлый зал с затемнением; возможность трансформации - разделения на независимые помещения; выделенный Интернет; стабильное питание 220/380 вольт; звуковое акустическое оформление; видеостена, видеопроектор.

Polymedia. Все зависит от размеров помещения и его предназначения. В небольших переговорных необходимы правильно организованое зонирование света и вентиляция. Если же речь идет о создании крупного конференц-зала, должны быть: дизайн-проект, проект по свету, вентиляции и слаботочке, акустический проект и технический проект по оборудованию.

Каков базовый набор оборудования, необходимого для гостиничного конференц-зала?

"ДЕЛАЙТ 2000". Конференц-зал должен быть оснащен аудиовизуальным комплексом, в который обязательно входят система отображения информации и система звукового сопровождения. В зависимости от размера помещения, системой отображения может быть проектор с экраном, ЖК-дисплей или полиэкран из ЖК-дисплеев. Система звукового сопровождения, в минимальной своей конфигурации, должна позволять выступающим говорить, а аудитории слышать все без напряжения. Без усилий должен восприниматься участниками мероприятия и весь звук медийного контента, который воспроизводит система отображения. В первом случае используются тщательно подобранные под характеристики помещения микрофонные системы, во втором и третьем - акустические. Все остальное является опциями. Это и более серьезные системы озвучивания, отображения, коммутации. Варианты подключения различных источников. Возможность использования систем видеоконференцсвязи или проведения мероприятий типа "круглый стол", когда у всех участников есть микрофоны, позволяющие комфортно и просто вести диалог и обсуждение. В то же время возможность проведения мультиязычных мероприятий, а значит, и наличие системы синхронного перевода очень специфична. В рамках технического решения конференц-зала система синхронного перевода не привязана к другому оборудованию. Она может быть беспрепятственно установлена, снята, перевезена, и поэтому ее проще взять в аренду.

Polymedia. Типовой набор включает в себя системы отображения информации, озвучивания, конференц-систему с синхропереводом, системы видеоконференцсвязи, аудио/видео протоколирования мероприятий, технологического телевидения, единого мониторинга и интегрированного управления комплексом, систему, предусматривающую возможность подключения оборудования, которое приносят с собой посетители. Опционально может быть установлена система концертного звука и света.

Видеолюкс. Презентационное оборудование: видеопроектор, видеостена, мониторы Digital Signage; звуковое оборудование; система синхронного перевода.

Asia Music. При оформлении конференц-залов важными факторами являются отделка помещения (с акустической точки зрения) и грамотно спроектированный, установленный и настроенный комплекс аудио и видео оборудования. В любом конференц-зале в центре внимания находится конференц-стол и, соответственно, основное оборудование для конференц-зала - конференцсистема. Конференц-система - это комплект звукоусилительного оборудования, имеющий определенный набор функций для удобства ведения конференций, состоящий из микрофонного пульта председателя, N-го количества микрофонных пультов делегатов, центрального модуля. В некоторых микрофонных пультах конференц-системы есть встроенный селектор каналов для выбора языка в случае многоязычных конференций. К микрофонному пульту подключаются наушники, и участник конференции может слушать родную речь, выбрав необходимый канал. Системы синхронного перевода, как правило, являются независимыми от той или иной конференц-системы и имеют свой центральный блок управления, пульты для переводчиков и соединяются с центральным блоком конференц-системы. Системы синхронного перевода могут быть проводными и беспроводными (как правило инфракрасные или радио). Беспроводные системы синхроперевода более удобны и распространены, т.к. позволяют не привязывать человека к определенному месту нахождения.

Для переводчиков необходимо оборудовать отдельное шумозаглушенное помещение (специальные кабины) с полным обзором выступающих. В случае невозможности организовать прямой обзор помещения конференц-зала в месте, отведенном для переводчиков-синхронистов, используют технологическое телевидение - в зале устанавливают несколько поворотных видеокамер, а в помещении переводчиков - мониторы и панели управления видеокамерами.

Основа выбора любой системы - это правильно сформулированное техническое задание со стороны заказчика (или совместно с системным интегратором). Собрать все компоненты системы исходя из параметров помещения, пожеланий заказчика, технических возможностей (прокладки кабельных трасс, расчета мощностей и т.п.) - задача инженера, но никак не продавца или менеджера, что не редкость в наше время. Основная ошибка заказчика - покупка оборудования без условия последующей установки и настройки.

В современном конференц-зале конференц-системы лишь часть комплекса оборудования, в котором могут быть дополнительные звукоусилительные и звукозаписывающие системы, оборудование обработки звука в помещении, подавители акустической обратной связи, устройства согласования с телефонной линией, всевозможные системы управления, системы синхронного перевода речи и трансляции звукового сигнала в Интернет, не говоря уже о видео оборудовании.

Существуют ли какие-либо тенденции и даже фишки для оборудования конференц-залов?

"ДЕЛАЙТ 2000". Если гостиница расположена в "активном" месте, имеет несколько конференц-залов и переговорных комнат, которые она сдает в аренду и где постоянно проводятся мероприятия, то крайне востребованной будет система информирования клиентов о том, где какие мероприятия проходят. Это может сделать гостиницу и конференц-зал более привлекательным для серьезного клиента. К примеру, в рамках системы информирования на входе в зоне лобби и около конференц-зала будут размещены экраны. Участников и посетителей мероприятия встретит не бумажка с распечатанной на принтере стрелочкой, а информационное табло с графической и текстовой информацией - все понятно и удобно.

Одна из услуг, которая сейчас достаточно популярна и может быть востребована заказчиком, - это запись мероприятия. Особенно это актуально для организаторов, которые занимаются этим как бизнесом и приглашают известных выступающих. Люди приходят на мероприятие, слушают доклады, обсуждения и по окончании получают диск или комплект дисков с видеозаписью.

Другой "фишкой" для серьезных или резонансных мероприятий может быть онлайн-трансляция. Это весьма актуально, если организаторы хотят расширить аудиторию за счет интернет-пользователей или предоставить услугу тем участникам, которые по тем или иным причинам не смогли присутствовать на мероприятии. Причем, онлайн-трансляция возможна с обратной связью.

Видеолюкс. Digital Signage оборудование, бесшовные видеостены, профессиональные мониторы 50''-80''; профессиональные системы видеоконференций (телеприсутствия); 3D видеопроекторы.

Polymedia. Тенденций и фишек много. Это и система бронирования переговорных и конференц-залов, и система распределенного вещания контента по различным (разноформатным) системам отображения, система интерактивных киосков и интерактивной навигации по гостинице, виртуальная гостевая книга, различные креативные решения по входным зонам на основе светодиодной и лазернофосфорной технологий.

Кроме того, гостиница может организовать и проводить сеансы видеоконференцсвязи. Да, при наличии Интернета заказчик и сам может это сделать, но на простом бытовом уровне. Проведение же мероприятий на высоком техническом уровне требует использования высококачественных средств видеоконференцсвязи (ВКС). Естественно, администрации гостиницы необходимо понимать, что для ВКС необходимо специальным образом подготовленное помещение, где все рассчитано, вплоть до освещения цвета стен - они влияют на отраженный свет и, соответственно, на конечное изображение.

Важно чтобы заказчик не просто на хорошем техническом уровне проводил сеанс ВКС, хорошо видел и слышал собеседника, но и собеседник получал четкую, ясную, сбалансированную картинку и звук. Поэтому, надо решать целесообразно ли организовывать такое помещение или достаточно использовать арендуемое оборудование ВКС. Каждая гостиница этот вопрос решает для себя самостоятельно, учитывая свой уровень, статус клиентов, востребованность такой услуги.

Hoist Technology Один из наиболее заметных трендов на отельном рынке - использование современных инновационных IT-технологий. Наиболее востребованная на сегодняшний день система, используемая в отелях c конференц-залами, - это система конференц-гид Digital Signage.

Современные технологии позволяют одновременно выводить на экраны расписание мероприятий, видео, бегущую строку с новостями, курсы валют и погоду на улице. Подобные цифровые системы носят название Digital Signage.

Все без исключения гости нуждаются в актуальной и своевременно предоставляемой информации, особенно, если в отеле одновременно проходит несколько конференций. Digital Signage представляет собой цифровую систему предоставления информации, которая позволяет минимизировать риски, часто возникающие при проведении конференций, и повысить эффективность работы персонала.

Незначительное на первый взгляд изменение в расписании или смена места встречи в результате приводит к неизбежной путанице и, возможно, даже к срыву конференции. Отель, который использует бумажные объявления, будет вынужден оперативно распечатать большое их количество с обновленной информацией и распространить между участниками конференции. На распечатку уходит много времени, бумаги и краски, сотрудники отеля вынуждены бросать свои дела и ликвидировать последствия дезинформации, сообщая участникам новое время и помогая найти необходимый конференц-зал. Если это не сделать вовремя, под угрозой успешное проведение конференции, и, соответственно имидж и репутация клиента, которые непосредственно отразятся на удовлетворенности клиента услугами самого отеля.

Цифровые системы легко решают проблемы, традиционно возникающие при использовании бумажных объявлений.

Цифровые системы Digital Signage отличаются высокой отдачей от инвестиций, это выгодное и эффективное вложение средств. Во-первых, возможность запускать презентации и видео компаний-арендаторов повышает стоимость конференц-пакета отеля.

Во-вторых, качественный информационный контент для систем Digital Signage, сделанный с использованием корпоративных стандартов (цветов, логотипов, шрифтов и т.д.), в свою очередь повышает узнаваемость и цену отельного бренда. В-третьих, информационная площадка в свободное от конференций время может служить для размещения рекламы об услугах отеля или сдаваться третьим лицам в аренду. Наконец, профессиональные дисплеи отличаются значительно более высоким сроком службы.

С использованием цифровых дисплеев возрастает эффективность работы сотрудников стойки регистрации - они больше времени могут уделять своим прямым должностным обязанностям. Более того, один сотрудник за 5 минут может обновить информацию, которая одновременно отразится на всех выбранных мониторах. Гости могут получить ответы на многие вопросы непосредственно на мониторах в лобби. Разместив информационные дисплеи, объединенные в общую систему, в общественных зонах, ресторанах и барах можно легко и быстро проинформировать гостей о любых изменениях. Цифровая навигация по отелю позволяет сделать пребывание гостей удобным, а также приятным и запоминающимся.

Системы Digital Signage получают все большее распространение не только в 4 и 5-звездочных отелях, но и в отелях уровня 3 звезды. Успех их обеспечивается небольшими инвестициями, их быстрым возвратом (высокий ROI) через продажу дополнительных услуг отеля, рекламируемых через эту систему, а также в привлечении корпоративных клиентов для проведения конференций (отель с цифровой системой навигации и возможностью выводить презентации и видеоролики компаний, арендующих конференц-залы, пользуется неизменно большей популярностью для проведения корпоративных семинаров).

Какие существуют формы сотрудничества гостиницы и компаний, поставляющих оборудование для конференц-залов, кроме продажи, как они юридически оформляются?

"ДЕЛАЙТ 2000". Гостиницы задумываются об оснащении конференц-зала, как правило, в двух случаях: если в их инвест-проектах стоит задача создания конференц-зала или администрация хочет переоснастить существующий конференц-зал.

В первом случае, наше сотрудничество начинается с создания проекта, который должен быть грамотно рассчитан с точки зрения аудиовизуального комплекса. Следующий этап - строительная подготовка. Здесь компания осуществляет авторский надзор за правильностью выполнения строительной организации проекта в части подготовки помещения для будущего монтажа аудиовизуального комплекса. Затем мы выступаем в качестве поставщика, оказывающего услуги и выполняющего работы по монтажу и наладке аудиовизуального комплекса. В состав такого комплекса может входить не только стационарное оборудование, но и мобильный комплект, который устанавливается в зависимости от запроса арендатора. Как правило, компания может выступать в качестве подрядчика у генподрядчика по строительству гостиницы.

Во втором случае, когда гостиница планирует модернизацию или реконструкцию уже существующего конференц-зала, поставщик оборудования или решения может полностью выполнить проект, включая и предложение элементов дизайна, и создание архитектурного проекта, и варианты решения по звуку, свету, организации бизнес-пространства.

В этом случае компания выполняет расширенные функции как проектировщик, и когда дело доходит до реконструкции и модернизации - функции генподрядчика. Юридически все оформляется договорами.

Polymedia. Помимо продажи, можно, конечно, сдавать оборудование в аренду, но если это делать на постоянной основе, вряд ли это будет рентабельно для гостиницы. Ведь в такую услугу входит не только оплата аренды оборудования, но и техподдержка, оплата которой зависит от времени и квалификации персонала.